Metraż to nie wszystko. Co decyduje o funkcjonalności biura?
Stały model pracy hybrydowej oferuje już 8 na 10 organizacji, wynika z raportu CBRE „Hybrydowa układanka: dane, ludzie, przestrzeń”. Jednocześnie 26 proc. firm nie korzysta z rozwiązań wspierających pracę zdalną i hybrydową.[1] Dla przedsiębiorstw planujących zmianę siedziby biura to sygnał, że wybór powierzchni nie powinien opierać się wyłącznie na liczbie metrów kwadratowych. Coraz większe znaczenie mają organizacja przestrzeni, sposób pracy zespołów i możliwość dostosowania biura do rozwoju firmy.
Jeszcze niedawno potrzeby lokalowe organizacji oceniano przede wszystkim na podstawie liczby pracowników. Dziś taki przelicznik coraz rzadziej pokazuje pełny obraz. Firmy muszą brać pod uwagę nie tylko liczbę osób zatrudnionych, ale także częstotliwość obecności zespołów w biurze, charakter wykonywanej pracy, liczbę spotkań oraz potrzebę zapewnienia miejsc do współpracy, rozmów online i pracy w skupieniu. W praktyce ta sama powierzchnia może być dobrze dopasowana do jednej organizacji, a niewystarczająca dla innej.
– Przy wyborze nowej siedziby firmy coraz rzadziej wystarcza odpowiedź na pytanie, ile metrów kwadratowych potrzebujemy. Równie ważne jest to, jak ta przestrzeń będzie wykorzystywana na co dzień: ile osób pojawia się w biurze jednocześnie, które zespoły pracują projektowo, jak często odbywają się spotkania i czy firma potrzebuje miejsc do pracy w skupieniu oraz przestrzeni do spotkań z klientami. Dlatego analizę warto rozpocząć nie od samego metrażu, lecz od sposobu funkcjonowania organizacji. Dopiero wtedy można zaplanować proporcje między stanowiskami pracy, salami spotkań, gabinetami i przestrzeniami wspólnymi – mówi Katarzyna Kozieł, Zastępca Prezesa Zarządu w PUH LEM-BUD sp. z o.o.
Biuro ma wspierać sposób pracy
Model hybrydowy nie oznacza automatycznie konieczności proporcjonalnego ograniczania powierzchni. W wielu organizacjach zmienia się przede wszystkim rola biura. Mniej istotne staje się przypisanie każdego stanowiska do konkretnej osoby, a większego znaczenia nabierają miejsca przeznaczone do współpracy, rozmów, spotkań projektowych i pracy wymagającej bezpośredniego kontaktu. To, jak powinno wyglądać biuro, zależy więc nie tylko od liczby zatrudnionych, ale również od sposobu funkcjonowania organizacji. Firma, której pracownicy wykonują głównie indywidualne zadania, będzie potrzebowała innego układu niż organizacja pracująca w dużej mierze projektowo i zespołowo. Inne potrzeby będzie miała także organizacja regularnie przyjmująca w biurze klientów, partnerów biznesowych czy kandydatów w procesach rekrutacyjnych. W praktyce istotne stają się proporcje pomiędzy stanowiskami pracy, salami spotkań, gabinetami, przestrzenią do rozmów online, strefami wspólnymi i miejscami umożliwiającymi pracę w skupieniu. Ta sama powierzchnia może odpowiadać na zupełnie różne potrzeby w zależności od tego, jak zostanie zaplanowana i wyposażona.
Metraż to punkt wyjścia
Liczba metrów kwadratowych nadal pozostaje jednym z podstawowych parametrów wyboru siedziby, ale nie przesądza o jej funkcjonalności. Równie ważne jest to, czy powierzchnia pozwala stworzyć układ dopasowany do rzeczywistych potrzeb zespołu i umożliwia zmianę tego układu wraz z rozwojem organizacji. Przed podpisaniem umowy najmu firma powinna przeanalizować, ilu pracowników będzie regularnie korzystać z biura, które zespoły potrzebują stałych stanowisk, jak często odbywają się spotkania oraz czy przestrzeń będzie wykorzystywana do prezentacji, szkoleń, rozmów rekrutacyjnych lub przyjmowania klientów. Znaczenie ma także perspektywa rozwoju – zwiększenie zatrudnienia, nowe projekty, zmiana struktury działów czy ewolucja modelu pracy.
Przykładem inwestycji zaplanowanej z myślą o różnych scenariuszach najmu jest SIGMA OFFICE CENTER w Toruniu. Powstający przy ul. Grudziądzkiej obiekt ma oferować moduły biurowe od 90 m² do około 845–850 m², zależnie od części budynku.[2] Takie rozwiązanie pozwala dostosować powierzchnię zarówno do potrzeb mniejszych firm, jak i większych organizacji, które szukają możliwości dalszego rozwoju w jednej lokalizacji.
Biuro gotowe na zmiany
Wybór biura jest zwykle decyzją podejmowaną na kilka lat. Tymczasem organizacje potrafią zmieniać się znacznie szybciej. Rozwój zespołów, reorganizacja działów, nowe funkcje biznesowe czy zmiana zasad pracy hybrydowej mogą sprawić, że układ odpowiedni w momencie podpisania umowy po pewnym czasie przestanie odpowiadać potrzebom firmy. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera nie tylko możliwość zwiększenia zajmowanego metrażu, ale również elastyczność samego układu powierzchni. Dla najemcy istotne jest, czy w przyszłości będzie mógł zmienić proporcje między stanowiskami pracy a salami spotkań, wydzielić dodatkowe gabinety, stworzyć przestrzeń projektową albo połączyć sąsiadujące moduły. Takie podejście znajduje odzwierciedlenie w sytuacji na regionalnych rynkach biurowych. Z danych JLL wynika, że w pierwszej połowie 2026 roku popyt brutto na regionalnych rynkach biurowych w Polsce osiągnął 307 300 m², a 60 proc. tego wolumenu stanowiły nowe umowy i ekspansje.[3] Jednocześnie ograniczona podaż nowych powierzchni sprawia, że firmy coraz wcześniej muszą planować swoje potrzeby i brać pod uwagę nie tylko aktualną skalę działalności, lecz także możliwe scenariusze rozwoju.
Liczy się całkowity koszt
Przy porównywaniu ofert najmu łatwo skupić się przede wszystkim na czynszu za metr kwadratowy. Z perspektywy firmy całkowity koszt użytkowania siedziby obejmuje jednak znacznie więcej: opłaty eksploatacyjne, zużycie energii, klimatyzację, oświetlenie, utrzymanie powierzchni, wyposażenie oraz koszty aranżacji biura. Z tego względu coraz większe znaczenie ma standard techniczny budynku i zastosowane w nim rozwiązania. Dla najemcy istotne są nie tylko parametry finansowe zapisane w ofercie, ale także infrastruktura, która może ułatwiać codzienne funkcjonowanie zespołu oraz wspierać efektywne zarządzanie powierzchnią. W SIGMA OFFICE CENTER zaplanowano m.in. system zarządzania budynkiem BMS, klimatyzację, dostęp do światłowodu, oświetlenie LED, instalację fotowoltaiczną oraz rozwiązania umożliwiające montaż ładowarek dla samochodów elektrycznych. Inwestor deklaruje również zamiar ubiegania się o certyfikat BREEAM.
– W przypadku decyzji o relokacji firmy koszt powierzchni warto rozpatrywać w szerszej perspektywie. Na końcową kalkulację wpływają nie tylko stawki najmu, lecz także koszty eksploatacyjne, standard techniczny budynku i rozwiązania zastosowane w jego infrastrukturze. Z punktu widzenia firmy ważne są również kwestie, których nie da się ująć w jednej stawce za metr: możliwość dopasowania powierzchni, komfort pracowników i sprawność funkcjonowania budynku. Dlatego przy porównywaniu kilku lokalizacji warto analizować całe środowisko pracy, a nie pojedynczy parametr oferty – mówi Katarzyna Kozieł, Zastępca Prezesa Zarządu w PUH LEM-BUD sp. z o.o.
Biuro jako decyzja biznesowa
Dobre biuro nie jest wyłącznie adresem ani sumą metrów kwadratowych. Powinno być narzędziem wspierającym codzienną pracę, współpracę zespołów, rozwój firmy oraz komfort pracowników. Wybierając nową siedzibę, warto więc analizować cały sposób funkcjonowania organizacji w przestrzeni: od stanowisk pracy i sal spotkań, przez strefy wspólne i miejsca pracy w skupieniu, po rozwiązania techniczne, koszty użytkowania oraz możliwość zmiany układu w przyszłości. Metraż nadal ma znaczenie, ale coraz częściej jest dopiero początkiem rozmowy o tym, jakie biuro będzie rzeczywiście potrzebne firmie.
[1] https://biuroprasowe.cbre.pl/465591-wakacyjny-test-pracy-hybrydowej-jedna-czwarta-firm-nie-wspiera-tego-modelu
[3] https://www.jll.com/pl-pl/insights/market-dynamics/poland-office